Para nuestra empresa hemos seleccionado un Organigrama FUNCIONAL, es el más utilizado en las pequeñas y medianas empresas como la nuestra.
La organización se subdivide en diferentes áreas funcionales: Administración, Comercialización, Personal, Investigación y Desarrollo, etc.
Porter, Lawler y Hackman (1975): “las organizaciones están constituidas por individuos y grupos, dirigidas hacia objetivos racionalmente coordinados y con permanencia en el tiempo, en las que se utilizan, elementos de producción, se adoptan decisiones y se asumen riesgos con el fin de producir bienes y/o servicios y obtener beneficios”. (*5)
Atiende las funciones básicas de la empresa como:
- La captación de recursos financieros (función financiera).
- La adquisición de materias primas y factores (función aprovisionamiento).
- La contratación, formación y organización del factor humano (función de personal).
- La creación o el aumento de valor de un producto o servicio (función de producción).
- La búsqueda de clientes que deseen el producto o servicio y estén dispuestas a pagar un precio por él (función comercial).
Además y garantizar una comunicación fluida y directa, consideramos que tiene grandes ventajas como y cabe destacar algunas posibles desventajas de este tipo de organigrama:
Ventajas:
- Atiende a las funciones que resultan esenciales en todo negocio.
- Es más fácil captar gente formada; por tanto, facilidad de entrenamiento del personal.
- Permite un alto control ya que la responsabilidad por el rendimiento económico de la empresa se halla localizada al más alto nivel.
- Al agrupar profesionales de la misma rama o actividad es posible alcanzar mayor nivel de conocimientos y, por consiguiente mejores resultados en un campo concreto.
- Favorece la realización de productos de calidad superior.
(*5) PSICOLOGÍA DEL TRABAJO 1991; Arnold, Cooper y Robertson, 1995).
Desventajas:
- Suele plantear problemas derivados de una visión excesivamente departamental que tienen sus miembros; además, presenta problemas de orientación hacia el mercado (normalmente están más orientados hacia la producción) y, a veces, pierden concentración en torno a los resultados.
- Dificultades en las distintas unidades funcionales de ver a la empresa como un todo.
- Por tanto, mayores dificultades para conseguir la coordinación entre las partes.
- Más lealtad hacia la función que hacia la empresa.
- Sólo el director general tiene la óptica global de los resultados y, en particular de la rentabilidad.
- Funciona con mayores dificultades cuando el entorno es cambiante.
- La estrategia requiere una estrecha cooperación entre los departamentos.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA “KAROPA SL”
El ORGANIGRAMA, esta compuesto por un Director General ocupando un Puestos directivo, del cual se desprenden la Secretaría de Dirección y 3 Departamentos, el Administrativo del cual dependen la Administración y la Contabilidad, el Comercial y de Investigación de Mercado compuesto por la Atención al Cliente; Y Recursos Humanos cuyos sub departamentos son de Selección y Gestión de Personal y Control de Trabajadores Externos.
FUNCIONES DE LOS TRABAJADORES DE “KAROPA SL”
El análisis de cargo es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas.
Director General
Perfil
- Destrezas de negociación
- Capacidad de análisis de información
- Orientación al cliente interno/externo
- Liderazgo y firmeza personal
- Capacidad de organización
Funciones del Director General:
Crear, definir e implantar la estrategia de venta.
Analizar el mercado de las Consultoras en el ámbito de las guarderías en centros de trabajo.
Gestionar cuentas activas y fidelizar los principales clientes.
Realizar primeras visitas comerciales.
Abrir nuevos mercado.
Estudio del perfil y necesidades de los empleados.
Estudio del impacto que tendrían estos servicios.
Nivel de disposición de la empresa.
Estudio previo de la repercusión en la eficacia laboral.
Departamento Administrativo
Perfil
Habilidad para presentar por escrito una síntesis de un proyecto de toma de decisiones a nivel directivo.
Habilidad para desarrollar varias estructuras lógicas para un problema específico, así como varias alternativas para su implementación
Facilidad para las relaciones interpersonales
Funciones Contables:
Libros contables
Contabilidad analítica (opcional)
Control y gestión de las obligaciones fiscales
Gestión documental de clientes y proveedores: facturas, albaranes.
Expediente de autorización administrativa para la apertura y funcionamiento del centro.
Permiso de apertura del ayuntamiento.
Funciones Administrativas:
Gestión de cobros y pagos
Control de caja y cuentas corrientes
Elaboración de presupuestos de Tesorería Gestión de créditos y riesgos
Negociación con las entidades de crédito
Negociación de títulos y valores
Nóminas
Gestión de la Seguridad Social
Gestión de la Hacienda Pública por retenciones fiscales
Departamento Comercial y de Investigación de Mercado
Perfil
- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. - Facilidad para las relaciones interpersonales
Funciones
Determinar las necesidades de los clientes y estudiar la solución óptima para cada caso.
Definir las necesidades, se buscan las soluciones mas idóneas. Se valoran varias soluciones, con detalle de características y costes de forma que el cliente puede elegir entre más de una alternativa, la que más interese.
Publicidad por varios medios: Web, prensa escrita y oral.
Realización y consecución de los objetivos comerciales dados por la empresa.
Departamento de Recursos Humanos
Selección y gestión del personal y Control de trabajadores externos
Perfil
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. - Facilidad para las relaciones interpersonales.
-
Funciones
En materia laboral: cumplimentar contratos ajustándose a los modelos oficiales facilitados por la oficina de empleo acorde a las diversas modalidades, realizar los partes de alta y baja para que sean sellados por la Seguridad Social (en la actualidad tanto los contratos como los partes deben ser mostrados al comité de empresa o delegado sindical). Confeccionar nóminas y seguros sociales, controlando y calculando las horas extras si se producen, asignar vacaciones anuales y días de descanso, partes de puntualidad, etc.
En materia administrativa: llevar al día los ficheros de personal, para prever complementos salariales de antigüedad, posibles jubilaciones, causas de despido, personal promocionable, etc.
En materia de seguridad e higiene: hacer cumplir la normativa para la seguridad de los trabajadores y para evitar sanciones de la inspección (a este respecto comentar que esta misión es en la mayoría de los casos de supervisión, ya que cuando se trata de manipular maquinaria o materiales peligrosos las propias empresas que venden los productos y maquinaria remiten los utensilios adecuados para evitar accidentes laborales).
En materia retributiva: generalmente se ajustan al convenio colectivo del sector y al tratarse de empresas pequeñas donde el contacto es más estrecho a través de negociación directa con el empresario, ya que el jefe de personal, si es que existe, no es más que un empleado asalariado, con pocas diferencias con el resto de sus compañeros.
Secretaria de Dirección
Perfil
Ordenen el trabajo
Facilidad para las relaciones interpersonales
Rapidez de compresión
Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico
Positiva disposición para trabajar en equipo
- Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver situaciones imprevistas
- Capacidad propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones y reuniones
Funciones
Revisar y preparar la documentación requerida para la firma requerida del Director General
Mantener Organizado y actualizado el archivo documentario
Evaluar y seleccionar documentos
Atender las comunicaciones telefónicas que se produzcan
Coordinar reuniones y concertar citas
Preparar la agenda
Realizar las demás funciones que le indique el Director general en el ámbito de sus competencias.
Trabajadores externos
(Cocineros, Educadores)
Este departamento esta integrado por trabajadores que desarrollaran su jornada laboral, en las empresas privadas donde se crearán las guarderías.
Educadores encargados del cuidado y la educación de los niños.
Programa de estimulación temprana.
Cuidado médico sanitario.
Implicación de los padres.
Programa artístico – creativo.
Inspección técnica educativa.
Cocineros prepara la comida para el comedor de las guarderías
CONCLUSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
Nuestra empresa KAROPA SL, ha preferido un organigrama FUNCIONAL, ya que consta de 3 niveles de jerarquía lo que implica una mejor comunicación entre todas los departamentos.
Sobre todo queremos resaltar la importancia de la comunicación, para lograr que exista un perfecto entendimiento entre todas las partes de la organización contamos con asesorares que coordinen las actividades que permitan una excelente productividad, desarrollo, competitividad, rentabilidad y en general, un perfecto funcionamiento que redunde en beneficios múltiples tanto a trabajadores como a la misma empresa.
Podemos decir que el Director General debe propender porque sus empleados sientan que son escuchados y que hacen parte fundamental en la compañía, al existir una comunicación fluida y eficaz. Sólo así se conseguirá un compromiso alto por parte de los trabajadores y los resultados se verán en todas las áreas de la organización.
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